Avec la panoplie d’écrits sur l’organisation et la planification, la tentation est d’adopter systématiquement les conseils reçus, car leurs auteurs semblent être performants et “enviables“ en termes de réussite. Il n’est pas mauvais de se former ou s’informer, cependant, nous devons éviter cette erreur d’imiter les autres dans leurs styles d’organisations. Notre personnalité, nos défis et objectifs sont différents. Il faut prendre des dispositions personnelles d’organisation et de planification en tenant compte de nos occupations, responsabilités ou préférences.

Dans cette quête de rentabiliser ses journées, l’on peut se demander : comment établir concrètement un emploi du temps ?

D’emblée, comprenons que tout commence par le réveil. Aussi longtemps que nous serons en vie et en bonne santé, nous devrons forcément sortir de notre lit. Un bon réveil est un meilleur point d’appui pour commencer une journée. Se lever tôt est capital, même si cela s’avère difficile. Ensuite, sachons qu’il y a des objectifs atteignables à court terme, d’autres à moyen et certains à long terme. Donc, il est judicieux de faire un inventaire de tout ce qu’on considère à faire, c’est-à-dire nos tâches du jour, celles des jours à venir, nos projets lointains. Les rédiger au préalable sur un brouillon est conseillé, afin de modifier ou raturer à souhait. Puis, se demander sur combien de jours, d’heures ou mois, une tâche peut s’étendre, et prévoir des plages horaires spécifiques pour chacune. Si une tâche est supérieure à 2heures, l’idéal est de la découper par des pauses ponctuelles afin de maintenir la motivation et garder l’objectif de productivité.

Les tâches à accomplir n’ont pas le même degré d’importance, il est nécessaire de faire un tri en classant par ordre de priorité et colorer par des couleurs différentes (rouge, vert…) dans le but de démarquer l’urgent de l’important. L’importance d’une tâche est proportionnelle aux risques liés à sa non réalisation et aux gains liés à sa réalisation. La norme connue est la distinction entre quatre (04) types de tâches : importantes et urgentes : à traiter en priorité ; importantes et pas urgentes : à planifier et réaliser avant qu’elles ne deviennent urgentes ; urgentes et pas importantes : qui peuvent être déléguées ; pas urgentes et pas importantes : à supprimer.

 

Lorsqu’un travail est à rendre à une date butoir, il vaut mieux, l’exécuter avant les autres. Même si l’envie n’y est pas, bloquez les heures nécessaires pour mener à bien cette tâche. Aussi, il est préférable d’exécuter les tâches au moment de la journée où l’on se sent plus productif, à mesure d’atteindre le top niveau de la concentration.

L’agenda, le calendrier sont les outils les plus adéquats pour notre planification. Les blocs-notes détachables et papiers libres sont plus pratiques pour nos tâches quotidiennes. L’ordinateur ou smartphone peuvent aussi nous servir dans ce sens, il suffit d’avoir des applications conçus pour la cause, comme : Canva, Bullet journal ou BUJO….
Parfois, accrochez son calendrier personnalisé dans une endroit stratégique de la maison, votre chambre, la porte de celle-ci ou votre placard, peut nous aider à garder les yeux sur son emploi du temps.

Directive 1 : Prévoir grossièrement du temps et savoir dire non
Si une tâche prend 30 minutes, envisagez une marge, par exemple 01 heure. Si des imprévus ne surviennent pas tant mieux, utilisez ces “temps morts“ pour continuer à avancer sur d’autres choses. Il peut arriver qu’un évènement inattendu chamboule l’emploi du temps, c’est embarrassant car les tâches risquent de s’accumuler. Dans ce cas, il ne faut pas s’en faire, prenez les choses du bon côté et soyez relaxe. Aussi, n’hésitez pas à décliner avec empathie les offres qui entreraient en conflit avec son agenda. Dire non est difficile mais à chaque fois que nous y parvenons, nous consolidons notre confiance en soi et renvoyons aux autres l’image d’une personne fiable et organisée.

Directive 2 : discernez les visiteurs dits ventouses
Ce sont des solliciteurs, des visites inopinées et chronophages, qui se présentent sans prévenir et au mauvais moment. Vous n’osez pas être désagréable ? Utilisez une solution de secours : faites une courte pause et réorientez la consommation de votre temps dans l’exécution d’une tâche qui ne nécessite pas beaucoup de concentration. Exemple : désencombrez votre sphère de travail, de vie en ôtant les affaires ou papiers qui traînent un peu partout (dans le sac à main, la cuisine, les moquettes, dans les toilettes) …

Directive 3 : déléguez et combinez des tâches
L’on ne peut pas tout faire seul ! Selon l’économiste italien Pareto : « 80% de vos résultats sont obtenus par seulement 20 % de votre travail ». Il est donc nécessaire d’éviter de perdre du temps sur des tâches qui ne sont peut-être pas si importantes. Sinon, au-delà d’un certain temps, l’efficacité s’étiole, la motivation aussi. Evitez la surcharge en permettant que d’autres personnes vous aident. Par ailleurs, l’on perd parfois beaucoup de temps dans les déplacements et stationnements interminables. Cela peut être évité en combinant certaines courses, par exemple : acheter en ligne lorsque c’est possible, acheter les affaires « en gros » pour faire des réserves. Quelqu’un a dit : « prévoyez chaque déplacement comme si vous partiez trois (03) mois en Amérique du Sud »

Directive 4 : stoppez les distractions
Un principe de la loi de Carlson dit qu’un travail fractionné ou interrompu est beaucoup moins efficace que s’il était réalisé en continu. Lorsqu’on est dérangé pendant une tâche, son exécution prend plus de temps. Par conséquent, il est avantageux de réduire les interruptions intempestives.

Combien de temps passez-vous sur votre smartphone ? Si vous avez l’impression d’être toujours surchargé, c’est peut-être parce que vous manquez de “calmer“ vos envies d’aller tout le temps sur les médias sociaux. C’est un véritable exercice et challenge de réprimer ce type d’envies ! Parfois, il faut être plus radical en désinstallant certaines applications du téléphone pour quelques jours ou semaines. Les réseaux sociaux peuvent s’avérer nuisibles pour notre productivité si l’on ne définit pas des créneaux d’utilisations. Soyons alertes !

Directive 5 : terminez une tâche et Prenez de l’air
Il vaut mieux terminer une tâche complètement avant d’entamer une autre. Mais avant, prévoyez une pause. Personne n’est productive à 100% toutes les heures. Permettez à votre cerveau, corps de récupérer en étant conscient de ses limites. Si vous avez constamment des attentes surréalistes ou extrêmement exigeantes vis-à-vis de vous-mêmes, vous risquez d’être déçus, de déprimer. Ne soyez pas des juges impitoyables pour vous-mêmes. Fractionnez l’atteinte de vos objectifs en petites étapes, car, cumuler les tâches ne sont pas toujours plaisantes à exécuter. Puis, célébrez chacune de vos victoires, cela vous gardera motivé. N’attendez pas d’être félicité par les autres, soyez votre premier “supporteur“ et satisfaits de vos efforts. Enfin, profitez de vos temps libres. Le temps libre est le temps que l’on peut dégager après avoir réalisé les activités essentielles de notre vie (travail, cours, besoins vitaux comme manger, dormir, faire sa toilette ou tâches ménagères).

Directive 6 : quatre points à ne pas négliger
Votre santé, votre alimentation, le sport et votre réseau (qui sont mes amis, m’aident-ils à atteindre mes objectifs, quelles valeurs ajoutées apportent-ils à ma vie ? qui est mon mentor, coach ou la personne la plus influente sur ma vie ? qui sont mes proches ?).

Organiser mieux son quotidien n’est pas un processus qui se fait du jour au lendemain. C’est pas à pas que l’on arrive à trouver les systèmes qui nous conviennent. S’organiser efficacement et de façon productive est un voyage, pas une destination, d’où il est important de mettre à jour son plan d’action régulièrement, en ôtant ce qui est achevé et actualiser les actions à venir.

Commencez dès aujourd’hui !

OLIDI

Source d’inspiration et crédits photos

www.afrocadre.com
www.organisologie.com
www.memodroit.com
www.selectiona.ca
www.capital.fr
www.fréquencechrétienne.com

www.laplumelarose.com

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